Die Abrechnung der Nebenkosten für Mietwohnungen ist aufwändig. Verschiedenste Belege und Rechnungen müssen gesammelt, die Kosten gerecht aufgesplittet und schliesslich für jede Einheit separat zusammengestellt werden. Wer seine Mietliegenschaft selber verwaltet, schiebt das eher mühsame Thema deshalb unter Umständen schon mal vor sich her oder kommt aus zeitlichen Gründen nicht dazu.
Die Mieter:innen fragen meist auch nicht nach – vor allem dann nicht, wenn sie hohe Nachzahlungen befürchten. Beliebig lange liegen lassen sollte man die Abrechnungsarbeit aber trotzdem nicht: Wenn beispielsweise die Nebenkosten höher ausfallen, als die Akontozahlungen, weil vielleicht die Preise für die Heizenergie während der Abrechnungsperiode stark gestiegen sind, hat man als Besitzer:in der Liegenschaft unter Umständen viel Geld vorgeschossen. Zudem besteht bei längeren Verzögerungen auch das Risiko einer Verjährung. Diese tritt gemäss Gesetz nach fünf Jahren ein. Solange diese Verjährungsfrist nicht abgelaufen ist, sind die nachgeforderten Nebenkosten in jedem Fall von der Mieterschaft zu bezahlen. Dies gilt auch dann, wenn die Mietenden bereits vor zwei oder drei Jahren ausgezogen wären.
Um mit der Nebenkostenabrechnung gar nicht erst ins Hintertreffen zu geraten, lohnt es sich, die Belege über das Jahr hinweg laufend einzubuchen und mit einem Softwaretool zu arbeiten, das die Abrechnung vereinfacht. Bei wenigen Wohnungen genügt schon ein entsprechend programmiertes Excel-Dokument, das beispielsweise die Kosten direkt den einzelnen Wohneinheiten zuteilt. Wenn einem die Sache rasch über den Kopf wächst, besteht auch die Möglichkeit eine professionelle Immobilienverwaltung mit der Abrechnung zu beauftragen.