Über das Protokoll der Stockwerkeigentümer-Versammlung steht im Gesetz nur so viel, dass Beschlüsse der Versammlung zu protokollieren sind und dass das Protokoll vom Verwalter oder vom Vorsitzenden aufbewahrt werden muss (Art. 712n ZGB).
Dennoch sind die Verantwortlichen nicht frei. Nebst der Mindestanforderung, die Beschlüsse zu dokumentieren, ist nach gängiger Praxis und Rechtslehre unbedingt auch das Quorum und die namentliche Nennung der Beschlussgegner und der -befürworter entscheidend. Denn wer einem Beschluss in der Versammlung zugestimmt hat, kann ihn nur noch wegen eines Willensmangels – zum Beispiel wegen eines Irrtums – anfechten. Weitere Anforderung ist die Unterzeichnung durch den Protokollführer und allenfalls den Vorsitzenden, auch wenn dies vom Gesetz ebenfalls nicht explizit gefordert wird. Schaden kann es ebenso wenig wie die zeitnahe Verteilung des Protokolls an alle Eigentümer. Die Anfechtungsfrist für die Abwesenden beginnt nämlich erst mit der Zustellung des Protokolls. Wird diese unterlassen oder erfolgt sie erst mit grosser zeitlicher Verzögerung, so hängt der Versammlungsbeschluss «in der Luft». Sodann ist das Protokoll aufzubewahren – am besten auf Papier, mit Originalunterschrift und während der ganzen Lebensdauer der Gemeinschaft.
Hilfreich sind im Weiteren die namentliche Nennung aller Anwesenden und Vertretenen sowie deren Quote. Dies erleichtert die Überprüfung, ob die notwendige Mehrheit der Beschlüsse erreicht worden ist. Ebenfalls empfehlenswert ist, die Diskussion mindestens summarisch zusammenzufassen. Bei einer Übergabe der Verwaltung oder des Vorsitzes ist unbedingt darauf zu achten, dass die Protokolle lückenlos zur Verfügung gestellt werden.
