Oft überschätzen wir Menschen unser Erinnerungsvermögen. Im Moment hat man das sichere Gefühl, auch in vier oder fünf Monaten noch zu wissen, was man mit jemandem besprochen hat, und belässt es deshalb bei der mündlichen Abmachung – oder in der Stockwerkeigentümergemeinschaft (STWEG) beispielsweise beim reinen Beschlussprotokoll. Das kann sich rächen. Wie etwa bei einer STWEG im Bündnerland, die an ihrer Versammlung entschieden hatte, einigen Eigentümern den Bau eines Wintergartens zu erlauben. Kaum erstellt, verlangten die anderen Eigentümer den Rückbau. Sie argumentierten, dass die Wintergärten nicht der damals abgemachten Optik entsprächen. Den Gegenbeweis konnten die Wintergarten-Eigentümer nicht erbringen, da nur ein Beschlussprotokoll vorlag.
Die Lehre daraus: Auch wenn das Gesetz nur wenig zur Protokollführung bei STWEG regelt, sollte man lieber einmal zu ausführlich protokollieren als zu knapp. Grundsätzlich sind der Name der STWEG sowie Ort und Datum der Versammlung festzuhalten. Die Namen des Vorsitzenden und des Protokollführers sind zu nennen, ebenso die vertretenen Stimmen und Wertquoten. Bei Letzteren geht es darum, aufzuzeigen, dass die Versammlung beschlussfähig ist. Sinn macht ausserdem, festzuhalten, dass das schriftliche Protokoll von der STWEG an der nächsten Versammlung zu genehmigen ist, oder man räumt den Eigentümern zumindest eine Frist von 30 Tagen ein, um Berichtigungen anzubringen.
Gerade bei komplizierteren Punkten, wie einem Wintergartenanbau, ist es ratsam, die Beschlussfassung genau zu dokumentieren: Wer hat dem Vorhaben zugestimmt, wer hat es abgelehnt oder sich der Stimme enthalten? Die Erläuterungen des Vorsitzenden sind zu protokollieren, genauso wie die Voten, Fragen oder Einwände der Teilnehmer. Sofern vorhanden, macht es sicher auch Sinn einem Protokoll entsprechende Pläne oder Dokumentationen beizufügen.