Grundsätzlich ist die Erstellung eines Übernahmeprotokolls bei der Übergabe von Mietflächen Standard, gesetzlich jedoch nicht zwingend vorgeschrieben. Was bedeutet, dass dieser Schritt in der Hitze des Gefechtes, gerade bei nicht erfahrenen privaten Eigentümer:innen, auch einmal vergessen gehen kann. Oder vielleicht ist das Protokoll bei der Rückübernahme des Mietobjektes nicht mehr zu finden. Es kann auch passieren, dass beim Kauf einer Mietliegenschaft die entsprechenden Unterlagen von der Verkäuferschaft nicht übergeben wurden. In solchen Fällen stellt sich die Frage, was zu tun ist und was rechtlich gilt.
Ist das Protokoll verloren gegangen oder wurde es von der früheren Eigentümerschaft nicht mit übergeben, kann man zuerst die Mietenden fragen, ob das Dokument existiert und ob man eine Kopie davon bekommen könnte. Existieren keinerlei Aufzeichnungen, Protokolle oder eindeutig datierte Fotos vom Zustand des Mietobjektes bei der Übergabe zu Mietbeginn, müsste die Vermieterschaft selbst beweisen, dass beim Auszug eventuell vorhandene Schäden erst während der Mietdauer entstanden sind. Weil dies in den meisten Fällen kaum möglich ist, muss man in den sauren Apfel beissen, eventuelle Schäden akzeptieren und auf eigene Kosten beheben lassen.
Keinerlei Gültigkeit mehr haben übrigens früher übliche Regelungen im Mietrecht. Dort stand vor langer Zeit einmal, dass – etwa bei einem fehlenden Protokoll – im Zweifelsfall vermutet werden darf, dass sich die Wohnung bei Mietbeginn in einem einwandfreien Zustand befand.